Secrétaire administratif/Secrétaire administrative (H/F)

Ce que dit l’annonce

• Au sein de l'association Via Voltaire, vous occupez un poste structuré autour de deux missions principales : l'accueil des publics (physique et téléphonique) et le suivi administratif de la structure. Vous êtes un point de contact essentiel, à la fois pour les personnes reçues et les partenaires, et pour le bon fonctionnement administratif interne. Vos missions 1. Accueil physique et téléphonique
• Accueillir, renseigner et orienter les personnes reçues et partenaires etc.
• Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques
• Gérer la boîte mail générale et transmettre les informations aux personnes concernées
• Faire le lien entre le public et les responsables de l'association
• Représenter l'image de l'association par un accueil soigné et professionnel 2. Suivi administratif
• Mettre à jour et fiabiliser la base de données
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers
• Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, convocations, etc.)
• Gérer le courrier entrant et sortant
• Suivre les factures simples
• Veiller au respect des procédures internes et des délais 3. Support organisationnel (missions complémentaires)
• Participer à l'organisation des réunions et événements de l'association
• Assurer la logistique (réservation de salles, matériel, envoi des convocations)
• Suivre les inscriptions

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Bonne expression…