Assistant service maintenance H/F

Ce que dit l’annonce

• L'assistant assure le traitement administratif des dossiers (saisie de courrier, mise en forme de documents, etc.) et transmet les informations (e-mails, notes, fax, etc.) pour le compte des responsables ou de plusieurs services, selon l'organisation de l'entreprise. Missions générales :
• Gestion administrative et comptable : Relance des clients deux fois par mois pour le suivi des encaissements (en lien avec le cabinet d'expertise-comptable).
• Accueil et organisation : Reçoit les visiteurs, clients et fournisseurs, les oriente, prend les messages et planifie les rendez-vous.
• Gestion du courrier : Trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier et gère les messages électroniques (rédaction, mise en forme, suivi et archivage des documents).
• Suivi d'activité : Actualise les données (tableaux de bord, résultats, pointages des compagnons).
• Contrats de maintenance : Surveille et contrôle leur exécution.
• Archivage : Indexe et archive les dossiers travaux.
• Gestion du personnel : Assure le suivi administratif des dossiers et organise la logistique des formations et recrutements. Tâches spécifiques au secteur d'activité de l'entreprise :
• Rédige des rapports d'intervention ou des contrats d'entretien.
• Participe à la rédaction de devis, en collaboration avec le responsable de service.
• Assure la mise en forme et l'envoi des factures aux clients.
• Pré-remplit les PPSPS ou plans de prévention, selon les demandes des responsables d'opérations.
• Veille…