Office Manager, Secrétaire général (H/F)

Ce que dit l’annonce

Vos missions

Rattaché(e) aux associées et collaborateurs du cabinet, vous assurez le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de la structure. 1. Administration générale et vie du cabinet Accueil physique et téléphonique des clients et interlocuteurs du cabinet ; Gestion des appels, messages, courriers et recommandés ; Organisation des salles de réunion et gestion des agendas communs ; Gestion des fournisseurs et prestataires (maintenance, fournitures, affranchissement, services généraux, etc.) ; Suivi des stocks et des approvisionnements ; Coordination des interventions techniques et des prestataires extérieurs ; Gestion administrative des sous-locataires et suivi de la refacturation des loyers et charges ; Archivage et classement des documents administratifs. 2. Assistance à la facturation et gestion clients Création et suivi des dossiers clients dans le logiciel métier ; Préparation des éléments de facturation ; Saisie et suivi des frais et débours refacturables ; Contrôle et mise à jour des données de facturation ; Émission, suivi et envoi des factures ; Gestion des procédures spécifiques de facturation imposées par certains grands comptes ; Interface avec la comptabilité externe et les responsables de dossiers. 3. Ressources humaines et administration du personnel Assistance aux recrutements (stagiaires, alternants, collaborateurs administratifs) ; Constitution et suivi des dossiers du personnel ; Gestion administrative des arrivées et départs ; Suivi des congés et absences ; Relations avec les organismes sociaux,…